Algemene voorwaarden bedrijven & organisaties

Een sterke samenwerking begint met heldere afspraken. In deze algemene voorwaarden leggen we vast wat jullie van Covolutie mogen verwachten en welke afspraken gelden rond onder meer planning, betaling, annulatie, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom en aansprakelijkheid. Zo weten beide partijen vooraf waar ze aan toe zijn en kunnen we onze aandacht richten op kwalitatieve ontwikkeling en duurzaam resultaat.

Juridische entiteit

JOUvolutie Centrum BV

Commerciële naam

Covolutie (vanaf 26/8/26)

Ondernemingsnummer

BE 0784.316.660

Maatschappelijke zetel

Elfenbergstraat 19, 3511 Hasselt

1. Wie is wie?

Met “jullie”, “je” of “opdrachtgever” bedoelen we de onderneming of organisatie die een opdracht bij ons plaatst, een offerte of overeenkomst aanvaardt of deelneemt aan onze dienstverlening.

Met “Covolutie”, “wij” of “ons” bedoelen we JOUvolutie Centrum BV, ondernemingsnummer BE 0784.316.660, handelend onder de commerciële naam Covolutie vanaf 26/8/26, en de trainers, coaches of andere professionals die namens ons worden ingezet bij de uitvoering van een opdracht.

Jullie en Covolutie worden hierna gezamenlijk “partijen” genoemd.

2. Wanneer gelden deze algemene voorwaarden?

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle B2B-dienstverlening van Covolutie, waaronder opdrachten, opleidingen, lezingen, events, trajecten, coaching, supervisie, online programma’s, offertes, opdrachtbevestigingen, partnerovereenkomsten en facturen.

Wanneer wij voor de uitvoering van een opdracht trainers, coaches, medewerkers of externe professionals inschakelen, gelden deze voorwaarden ook voor hun werkzaamheden binnen die opdracht.

Individueel overeengekomen afspraken in een offerte, opdrachtbevestiging of partnerovereenkomst hebben voorrang op deze algemene voorwaarden. Wanneer beide partijen eigen algemene voorwaarden hanteren en die elkaar tegenspreken, gelden de wettelijke regels voor tegenstrijdige algemene voorwaarden.

Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen zoeken dan een vervangende afspraak die zo dicht mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

3. Wanneer komt een overeenkomst tot stand?

Een overeenkomst komt tot stand wanneer een offerte of partnerovereenkomst schriftelijk wordt ondertekend of aanvaard, of wanneer een afzonderlijke opdracht schriftelijk wordt bevestigd. Een bevestiging per e-mail geldt als schriftelijke bevestiging.

Deze algemene voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking gesteld en maken na aanvaarding integraal deel uit van de overeenkomst.

4. Welke prijzen gelden?

Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Voor niet-partnerorganisaties kunnen onze standaardprijzen voor toekomstige opdrachten op elk moment wijzigen. Zolang geen geldige offerte of schriftelijke opdrachtbevestiging is aanvaard, kunnen aan eerder gecommuniceerde prijzen – bijvoorbeeld via website, e-mail of mondeling – geen rechten voor een toekomstige opdracht worden ontleend.

Voor een schriftelijke offerte geldt de daarin vermelde geldigheidsduur. Wanneer geen termijn is vermeld, is de offerte 14 kalenderdagen geldig. Zodra een offerte binnen de geldigheidsduur is aanvaard of een opdracht schriftelijk is bevestigd, blijft het overeengekomen tarief gelden voor die specifieke opdracht, behoudens bijkomende prestaties of kosten die later afzonderlijk worden gevraagd of overeengekomen.

Voor partnerorganisaties gelden de prijsafspraken en tariefcyclus uit de geldende partnerovereenkomst en tariefbijlage. Reeds ingeplande opdrachten behouden het eerder overeengekomen tarief.

Voor doorlopende abonnementen of diensten met een terugkerende looptijd kunnen tarieven worden aangepast. We communiceren een wijziging minstens twee maanden vóór de invoeringsdatum. Bij een prijsstijging van meer dan 10% kan de opdrachtgever de betrokken doorlopende dienst beëindigen vóór de nieuwe prijs ingaat.

5. Wat kunnen jullie van Covolutie verwachten?

Wij voeren onze opdrachten zorgvuldig, professioneel en volgens onze kwaliteitsstandaarden uit. We engageren ons om inhoud, werkvorm en begeleiding zo goed mogelijk af te stemmen op de overeengekomen doelstellingen en context.

Onze dienstverlening is een inspanningsverbintenis. Ontwikkeling en resultaat worden mede bepaald door aanwezigheid, actieve deelname, interne gedragenheid en de mate waarin inzichten en afspraken nadien in de praktijk worden toegepast. Daarom kunnen we geen specifiek individueel of organisatorisch resultaat garanderen.

Testimonials, cases en voorbeelden tonen wat andere deelnemers of organisaties ervaren hebben. Ze zijn inspirerend en illustratief, maar vormen geen garantie op een identiek resultaat.

6. Online leeromgevingen en digitale dienstverlening

Wanneer een online leeromgeving deel uitmaakt van een programma, blijft die toegankelijk gedurende de looptijd van het programma en minimaal twee maanden daarna, tenzij in de offerte of productinformatie een langere periode is opgenomen.

We doen het redelijke om de online omgeving beschikbaar te houden. Tijdelijke storingen of technische onderbrekingen kunnen echter voorkomen. We proberen die zo snel mogelijk op te lossen.

De opdrachtgever en deelnemers zijn zelf verantwoordelijk om onderdelen en materialen binnen de voorziene toegangsperiode te gebruiken of te downloaden wanneer dat is toegestaan.

7. Onze trainers en coaches

Trainers en coaches die namens Covolutie werken, worden geselecteerd, opgeleid en opgevolgd volgens onze kwaliteitsverwachtingen. We investeren in voortdurende professionele ontwikkeling en bewaken de kwaliteit van onze dienstverlening.

Iedere trainer of coach die voor Covolutie werkt, ondertekent een afzonderlijke verklaring rond beroepsgeheim en vertrouwelijkheid en is contractueel gebonden aan de daarin opgenomen geheimhoudingsafspraken.

8. Wat als een deelnemer niet aanwezig kan zijn?

Kan een deelnemer slechts een deel van een live bijeenkomst bijwonen, dan bekijken we in overleg met de trainer of gedeeltelijke deelname mogelijk en zinvol is. Wanneer een deelnemer een volledige live-dag mist, kan die dag niet automatisch op een andere datum worden ingehaald.

Wanneer de trainer of coach ruimte heeft, kan eventueel een afzonderlijke 1-op-1 sessie worden ingepland om gemiste inhoud te bespreken. Hiervoor geldt het op dat moment geldende tarief voor individuele coaching, tenzij anders overeengekomen.

Een individuele afspraak kan kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot uiterlijk 48 uur vooraf. Bij annulatie of verplaatsing minder dan 48 uur vooraf vervalt de sessie en is het overeengekomen tarief verschuldigd. Sessies die onderdeel zijn van een pakket moeten binnen de overeengekomen looptijd worden ingepland.

9. Annuleren of verplaatsen door de opdrachtgever

Omdat wij data, trainers en voorbereidingstijd ruim vooraf reserveren, gelden de volgende afspraken wanneer een opdracht of geplande bijeenkomst wordt geannuleerd of verplaatst:

· Meer dan 3 maanden vóór de start: verplaatsen naar een nieuwe overeengekomen datum kan kosteloos. Bij definitieve annulatie zonder nieuwe datum is 10% van het totale overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd.

· Minder dan 3 maanden vóór de start: bij verplaatsing naar een nieuwe datum is 10% van het totale overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd. Bij definitieve annulatie zonder nieuwe datum is 40% van het totale overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd.

· Minder dan 2 weken vóór de start, of bij annulatie/verplaatsing van een afgesproken workshopdag tijdens een lopend traject: bovenop bovenstaande regeling wordt € 60 per dagdeel per trainer en € 25 administratiekost per dag - die moet worden aangepast - aangerekend.

Reeds bezorgde fysieke materialen, zoals werkboeken, worden bij definitieve annulatie ongebruikt en onbeschadigd binnen één week terugbezorgd wanneer Covolutie daarom vraagt.

10. Wat als Covolutie een bijeenkomst niet kan uitvoeren?

Wanneer Covolutie door overmacht of andere onvoorziene omstandigheden een geplande bijeenkomst niet kan uitvoeren, zoeken we in eerste instantie samen naar een nieuwe datum. Waar inhoudelijk haalbaar kan ook een online alternatief worden besproken.

Wanneer uitvoering definitief onmogelijk wordt, worden reeds betaalde bedragen voor niet-uitgevoerde prestaties terugbetaald of verrekend.

11. Betaling en facturatie

Na schriftelijke bevestiging van een opdracht en de definitieve inplanning kan het overeengekomen bedrag worden gefactureerd. Wanneer vóór de start uitdrukkelijk een andere facturatiespreiding is overeengekomen, geldt die afspraak. Zonder afwijkende afspraak wordt de opdracht volgens de overeengekomen offerte of opdrachtbevestiging gefactureerd.

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum via overschrijving op het op de factuur vermelde rekeningnummer.

Wanneer de opdrachtgever gebruikmaakt van subsidies of externe financiering, blijft de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor een tijdige en correcte aanvraag. Het niet, gedeeltelijk of laattijdig verkrijgen van een subsidie doet geen afbreuk aan de betalingsverplichting tegenover JOUvolutie Centrum BV.

Bij niet-tijdige betaling zijn na het verstrijken van de betalingstermijn de wettelijke verwijlintrest en invorderingskosten verschuldigd overeenkomstig de Belgische regels inzake betalingsachterstand bij handelstransacties.

Wanneer betaling uitblijft en niet op herinneringen wordt gereageerd, kunnen wij verdere dienstverlening, toegang tot online omgevingen of geplande sessies tijdelijk opschorten totdat de betalingsachterstand is geregeld. In geval van faillissement of kennelijk onvermogen kunnen openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar worden.

12. Wat als jullie niet tevreden zijn?

Kwaliteit en een open samenwerking zijn belangrijk voor ons. Wanneer iets niet loopt zoals verwacht, vragen we om dit zo snel mogelijk te melden via het gekende contactadres van Covolutie. We bekijken dan samen wat er nodig is om tot een werkbare oplossing te komen.

Ook bij een geschil proberen partijen eerst tot een minnelijke oplossing te komen. Op onze overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Geschillen die we niet minnelijk kunnen oplossen, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken te Hasselt.

13. Aansprakelijkheid

Wanneer jullie Covolutie aansprakelijk willen stellen, vragen we altijd eerst een schriftelijke melding waarin duidelijk wordt omschreven waarvoor aansprakelijkheid wordt ingeroepen. Geef ons daarbij een redelijke termijn om te reageren of, waar mogelijk, de situatie te herstellen.

Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van JOUvolutie Centrum BV, ongeacht of de vordering contractueel of buitencontractueel wordt ingesteld, beperkt tot de rechtstreeks bewezen schade en maximaal tot het bedrag exclusief btw dat voor de betrokken opdracht werd overeengekomen en gefactureerd of verschuldigd is.

Deze aansprakelijkheidsgrens geldt onafhankelijk van het bestaan of de tussenkomst van een verzekering. Het al dan niet verzekerd zijn van een schadegeval wijzigt de contractueel overeengekomen aansprakelijkheidsgrens niet.

Covolutie is niet aansprakelijk voor indirecte persoonlijke of professionele schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie.

Een schadegeval wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 6 maanden na het einde van de betrokken opdracht schriftelijk gemeld, onverminderd wettelijke termijnen die niet contractueel kunnen worden beperkt.

Dezelfde aansprakelijkheidsbeperkingen en verweermiddelen gelden, voor zover wettelijk toegestaan, ook ten voordele van trainers, coaches, medewerkers en externe professionals die door JOUvolutie Centrum BV bij de uitvoering van de opdracht worden ingezet.

14. Vertrouwelijkheid, coaching en organisatiefeedback

Tijdens onze dienstverlening wordt regelmatig vertrouwelijke informatie gedeeld. Covolutie en de trainers, coaches en professionals die namens ons werken, behandelen die informatie strikt vertrouwelijk overeenkomstig hun contractuele geheimhoudingsverplichtingen. Informatie wordt niet met derden gedeeld, behalve wanneer daarvoor toestemming bestaat, de informatie openbaar is of een wettelijke verplichting tot mededeling geldt.

We verwachten ook van de opdrachtgever en deelnemers dat vertrouwelijke informatie die tijdens bijeenkomsten door Covolutie of andere deelnemers wordt gedeeld, niet buiten de betrokken groep wordt verspreid.

Inhoud uit individuele coachings wordt niet persoonsgebonden teruggekoppeld aan de organisatie zonder toestemming van de betrokken persoon. Wanneer dit past binnen de overeengekomen organisatiebegeleiding, kan Covolutie wel geanonimiseerde of overkoepelende patronen, ontwikkelsignalen en aandachtspunten terugkoppelen, zonder individuele deelnemers identificeerbaar te maken.

Hoe wij persoonsgegevens verwerken, voor welke doeleinden en welke rechten betrokkenen daarbij hebben, staat beschreven in de actuele privacyverklaring op onze website.

15. Foto’s, video- en geluidsopnames

Herkenbare foto’s, video- of geluidsopnames worden door Covolutie alleen gebruikt voor communicatie-, marketing- of trainingsdoeleinden wanneer de betrokken persoon vooraf geïnformeerd is en daarvoor geldig toestemming heeft gegeven. We maken waar relevant gebruik van een afzonderlijk toestemmingsformulier waarin het beoogde gebruik wordt verduidelijkt.

Toestemming voor het maken van een opname betekent niet automatisch toestemming voor elk later gebruik ervan. Geen toestemming geven heeft geen invloed op deelname aan onze dienstverlening.

Wanneer deelnemers of medewerkers van de opdrachtgever zelf foto’s willen maken en delen, zijn zij verantwoordelijk om de rechten en toestemming van herkenbare personen te respecteren.

Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Covolutie audio- of video-opnames te maken van een bijeenkomst, training, coaching of andere dienstverlening. Wanneer andere deelnemers herkenbaar of hoorbaar zijn, is ook hun toestemming vereist.

16. Intellectuele eigendom en gebruik van materialen

Alle auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op door Covolutie ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen berusten bij JOUvolutie Centrum BV of bij de oorspronkelijke rechthebbenden van wie JOUvolutie Centrum BV de nodige exploitatierechten heeft verkregen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Dit omvat onder meer teksten, oefeningen, modellen, methodieken, werkboeken, presentaties, video’s, audio’s, online modules en digitale content.

Onze bedoeling is dat wat tijdens een traject ontwikkeld en geleerd wordt ook werkelijk in de organisatie kan doorwerken. Daarom maken we een duidelijk onderscheid tussen toepassing van inzichten en het hergebruiken of verspreiden van beschermd materiaal.

Waar jullie in aangemoedigd worden:

·       inzichten, begrippen, principes en aangereikte werkwijzen toepassen in de dagelijkse professionele praktijk;

·       persoonlijke werkboeken, hand-outs en ingevulde materialen blijven gebruiken als ondersteuning van het eigen werk;

·       praktische tools die expliciet voor team- of organisatiegebruik worden aangereikt, binnen de afgesproken interne context gebruiken en implementeren.

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen jullie niet:

·       werkboeken, presentaties, oefeningen, video’s, audio’s, digitale content of andere beschermde materialen geheel of gedeeltelijk kopiëren, reproduceren of verspreiden buiten de overeengekomen gebruikersgroep;

·       een Covolutie-training, methodiek of programma reconstrueren, zelfstandig geven of verwerken in een eigen intern of extern opleidingsprogramma;

·       beschermde materialen wijzigen en vervolgens als eigen materiaal, eigen methodiek of eigen intellectuele creatie presenteren;

·       beschermde materialen commercieel gebruiken, verkopen, licentiëren of op een openbaar of gedeeld digitaal platform plaatsen;

·       persoonlijke toegangen tot online leeromgevingen, modules of digitale materialen delen met anderen buiten de overeengekomen gebruikersgroep.

Openbare nieuwsbrief- en socialmediacontent mag worden gedeeld, mits Covolutie duidelijk als bron wordt vermeld. Wanneer een organisatie beschermde materialen ruimer wil inzetten, bijvoorbeeld in interne opleiding, train-de-trainer of organisatiebrede implementatie, maken partijen daarvoor vooraf een afzonderlijke schriftelijke gebruiks-, opleidings- of licentieafspraak.

17. Wijziging van deze algemene voorwaarden

Covolutie kan deze algemene voorwaarden actualiseren voor toekomstige opdrachten, bijvoorbeeld wanneer wetgeving, dienstverlening of interne werkprocessen wijzigen. Voor een nieuwe opdracht geldt de versie die vóór of bij het sluiten van die opdracht werd meegedeeld.

Bij een doorlopende overeenkomst wordt een inhoudelijke wijziging van de algemene voorwaarden minstens twee maanden vóór de invoeringsdatum meegedeeld, tenzij een snellere wijziging wettelijk noodzakelijk is. Specifieke afspraken in een partnerovereenkomst blijven voorrang hebben op deze algemene voorwaarden.

Tot slot

Hebben jullie vragen over deze voorwaarden, laat het ons gerust weten vóór de start van de dienstverlening. Heldere afspraken vooraf helpen ons om tijdens de samenwerking de aandacht te houden bij wat echt telt: kwalitatieve ontwikkeling, vertrouwen en duurzaam resultaat.

Versie augustus 2026